Carica le fatture passive (XML FatturaPA o p7m, PDF, Excel/CSV): lo strumento le verifica, le classifica, le confronta con il budget e ti restituisce il report. Ogni sezione corrisponde a una fase dello schema di processo.
Perché questa fase. Il dato contabile è affidabile solo se l'origine è certa. L'XML del Sistema di Interscambio è la fonte più precisa, perché ogni campo ha un'etichetta fissa. Il PDF va letto e poi confermato a mano. Se il formato non è leggibile, il file viene scartato e segnalato qui sotto, come nel ramo "No" dello schema.
I file XML, p7m ed Excel vengono letti nel tuo browser. Il testo dei PDF viene inviato a Claude solo per estrarre i campi, se dai il consenso.
Cosa controlliamo. Che ci siano fornitore, numero, data e importi; che imponibile + IVA dia il totale; che la Partita IVA abbia 11 cifre; che la stessa fattura non sia caricata due volte. Sul lato IVA: che l'aliquota sia una di quelle italiane (22, 10, 5, 4%), che l'imposta corrisponda a imponibile × aliquota, che ogni riga senza IVA abbia il suo codice Natura (N1–N7) e che reverse charge, split payment e fatture di forfettari siano trattati correttamente. Le righe in rosso restano fuori dall'analisi finché non le correggi o le confermi: è il ciclo "Revisione o integrazione manuale" dello schema.
Come funziona. Ogni categoria ha delle parole chiave: se compaiono nel nome del fornitore o nella descrizione della fattura, il costo viene assegnato lì. Ogni categoria ha anche un centro di costo predefinito (l'area aziendale che "consuma" la spesa) e un budget mensile. La colonna % IVA detraibile applica le limitazioni alla detrazione: per le auto aziendali a uso promiscuo è in genere il 40%, per le spese di rappresentanza di norma 0%. La parte di IVA che non puoi detrarre diventa un costo e si somma all'imponibile. Puoi sempre forzare una singola fattura dalla tabella sopra.
Se non ci sono scostamenti oltre soglia lo schema passa direttamente alla validazione; se ci sono, ognuno va spiegato prima di chiudere il report.
Come si legge. La liquidazione è IVA a debito − IVA detraibile − credito del periodo precedente. Questo strumento conosce solo le fatture di acquisto: l'IVA a debito sulle tue vendite va inserita a mano nella colonna dedicata. Il reverse charge (TD16–TD19) pesa due volte, a debito e a credito, e se è tutto detraibile si annulla. I trimestrali aggiungono l'1% di interessi sui versamenti dei primi tre trimestri. Sotto 25,82 € il versamento non è dovuto e si somma al periodo successivo.
Strumento di supporto: verifica i risultati con un commercialista o consulente abilitato prima di versamenti e dichiarazioni.
Perché validare. Un report di costi viene usato per decidere. Prima di condividerlo, chi lo firma conferma di aver guardato le eccezioni: è il passaggio che trasforma un calcolo automatico in un documento di controllo di gestione.